Prowadzenie firmy wiąże się wprost z koniecznością prowadzenia księgowości. Na podstawie dokumentów księgowych ewidencjonowane są wszelkie zdarzenia finansowe zachodzące w firmie, dzięki czemu znacznie łatwiej weryfikować wydatki. Dowody księgowe uwzględniają m.in. informacje dotyczące sprzedaży i zakupów, inwestycji czy wydatków działalności oraz informacje z zakresu podatków lub pensji pracowników. Z uwagi na fakt, że księgowość jest ważnym i szerokim działem właściwie każdej działalności, biorąc pod uwagę jej wielkość niezbędna jest księgowa, współpraca z biurem rachunkowym lub cały dział odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji rachunkowej.
Dostępne są dwa podstawowe sposoby prowadzenia księgowości, są to: pełna księgowość, inaczej księga handlowa oraz księga przychodów i rozchodów, czyli księga podatkowa. Reguły zawarte w ustawie o rachunkowości wskazują, które przedsiębiorstwa muszą mieć księgę handlową, a którą w zupełności wystarczy księga przychodów i rozchodów. W zależności od formy działalności gospodarczej oraz od charakteru firmy i przychodu w roku obrotowym.
Metody prowadzenia księgowości
Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma rozliczeń. Poprzez szczegółowe informacje wskazuje sytuację finansową przedsiębiorstwa: rentowność, płynność oraz gospodarność finansową. Na podstawie pełnej księgowości działalność rozlicza się z organami podatkowymi. Zgodnie z ustawą o rachunkowości do posiadania księgi handlowej zobowiązane są na przykład spółki handlowe w tym kapitałowe, osobowe oraz spółki w organizacji, stowarzyszenia oraz fundacje nawet w sytuacji, kiedy ich źródłem przychodu są tylko składki członków, a także województwa, powiaty, gminy i ich związki. Poza tym księgę handlową prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli w poprzednim roku obrotowym ich zarobki netto ze sprzedaży produktów, towarów i operacji finansowych wyniosły przynajmniej równowartość 2.000.000 euro w polskiej walucie.
Natomiast księga przychodów i rozchodów to księgowość uproszczona. Wpisy dotyczące rozchodów i przychodów muszą zawierać w tym przypadku wykaz dochodów, przychodów i kosztów z rozbiciem na podatkowe zwolnienia. Do wykazu w księgowości uproszczonej muszą być dodane też ewidencje trwałych środków, zatrudnionych osób, a oprócz tego spis dochodów zwolnionych z podatku z poprzednich lat. Księgę przychodów i rozchodów prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychód pełnego roku nie przekracza 2.000.000 euro w polskiej walucie.
Metoda prowadzenia księgowości uzależniony jest od zakresu działalności firmy, jej wielkości, charakteru oraz struktury. O tym, któremu sposobowi prowadzenia księgowości powinna podlegać dana firma zawsze można omówić ze specjalistą. Dla porównania zakładając firmę z pomocą księgowej, przedsiębiorca z pewnością uzyska wskazówki od samej księgowej, która forma stanie się najodpowiedniejszą.
Elektroniczna księgowość
Tak jak w innych dziedzinach, w księgowości także powstają nowe rozwiązania technologiczne. Dużym udoskonaleniem w prowadzeniu biznesu są stworzone na przestrzeni ostatnich lat specjalne programy komputerowe, oferujące profesjonalne prowadzenie ksiąg. Często takie programy można wykupić w abonamencie lub na własność. Sporo biur rachunkowych korzysta z takich programów, w głównej mierze ze względu na to, że księgowość elektroniczna jest dużym udogodnieniem dla pracy księgowej, ale także komfortu przedsiębiorcy. Pośród wielu opcji w księgowości elektronicznej znajdują się: umiejętność sprawnego i szybkiego wystawiania, przekazywania, a także kompletowania dokumentów, zmian planów kont, łatwego podglądu finansów i wglądu w informacje o podatkach i składkach ZUS. Przeważnie program księgowości elektronicznej jest wyjątkowo prosty w obsłudze, a wszelkie aktualizacje pilnują, żeby program był zawsze zgodny z przepisami.
W jaki sposób współpracować z księgową?
Opcje współpracy z księgową są zróżnicowane. W wypadku ogromnych firm, w któ®ych jest wiele wytwarzanych dowodów księgowych, najbardziej sprawdza się zaangażowanie własnej księgowej (lub nawet powołanie rozbudowanego działu księgowego) na etat. W przypadku średnich i mniejszych firm zazwyczaj wykorzystywaną praktyką jest prowadzenie spraw księgowych, podejmując współpracę z biurem rachunkowym. Istotne we współpracy z księgową jest określenie narzędzi, z których będą używać obie strony, żeby w jak najbardziej wydajny sposób udostępniać dokumenty i podejmować działania w księgowości. W księgowości trzeba bezwzględnie przestrzegać terminów, ze względu na to wszelkie dokumenty, za każdym razem skompletowane i jak najlepiej opisane muszą trafiać do księgowej w odpowiednim czasie. Do tego niezbędna jest też ciągła komunikacja. Komponentem komunikacji rzutującym na wygodną współpracę, na który należy zwrócić uwagę jest rzetelny przepływ informacji. Księgowa musi mieć dojście do elementarnych informacji finansowych i sytuacji firmy, by móc jak najlepiej wykonywać swoją pracę.
