Korzyści płynące ze współpracy z księgową możemy wymieniać długo zaczynając od rzetelności i terminowości usług, a stopując na miłej atmosferze podczas spotkań. Warto jednak zatrzymać się na moment nad tym, w jaki sposób tak naprawdę wygląda współpraca klienta z księgową, jak wyglądają wymagania w stosunku do przedsiębiorcy i co właściciel firmy zyskuje na takiej współpracy.
Celem biura rachunkowego jest troska o interesy przedsiębiorcy, aby pobierał jak najszersze korzyści w zakresie rachunkowości. Przyswojenie obowiązujących praw daje możliwość księgowej ocenę, jakie odliczenia i ulgi przysługują klientowi i czy z nich korzysta. Tą metodą przedsiębiorcy posiadają możliwość optymalizacji wydatków tym samym nie uciekając od wszystkich praw i zasad. Księgowa na bieżąco przyswaja rotacje w ustawach, z tego względu przedsiębiorca może poprosić o wsparcie lub z pytaniem, jeśli najnowsze zmiany są dla niego niejasne. Nawet jeśli biuro nie prowadzi usług doradczych, właściciel firmy zawsze może zapytać, jeżeli czegoś nie rozumie. Warto zauważyć, że biuro rachunkowe, podejmując się obsługi księgowej dba o to, żeby kolejne rozliczenia zawsze były przygotowywane terminowo, a dzięki nowoczesnym technologiom informatycznym, większość powtarzających się działań podlega automatyzacji, a rozliczenia są skrupulatnie przygotowywane i weryfikowane. Tą metodą przedsiębiorcy nie muszą martwić się księgowością a mogą poświęcić uwagę innym obszarom działalności przedsiębiorstwa.
Kluczowym elementem współpracy z księgową jest łatwy kontakt bazujący na życzliwej relacji. Przedsiębiorca ma sposobność kontaktu z księgową w pilnych sprawach, ale ważne jest też to, żeby przedsiębiorcy też byli dostępni dla biura rachunkowego. Może się zdarzyć, że będzie konieczność, by coś wytłumaczyć i omówić, z tego powodu istotne jest, żeby przedsiębiorcy nie unikali kontaktu z biurem. Jaka nie byłaby to sytuacja, celem biura rachunkowego jest wsparcie klienta. Jeśli któraś ze stron jest w danym momencie nieosiągalna, na pewno uda się porozumieć w innym czasie. Ułatwiony kontakt wpływa na dobry obieg wiadomości, co sprawia, że współpraca jest jeszcze bardziej miła.
Życzliwa atmosfera we współpracy między księgową, a przedsiębiorcą, cechująca się zrozumieniem i otwartością wpływa także na budowanie zaufania. Tak przedsiębiorcy bez strachu przekazują księgowym swoje sprawy oraz dokumenty, tym samym otrzymując rzetelną i terminową obsługę.
Podstawowe zasady współpracy z księgową
Współpraca bez względu na wszystko buduje się przez pewne omówione odgórnie wytyczne, dzięki czemu obie strony mają świadomość, czego mogą się spodziewać i jakie potrzeby realizuje współpraca. Niezależnie od tego, czy do księgowej zgłasza się klient, jaki dopiero chce rozpocząć działalność gospodarczą czy klient, jaki prowadzi działalność gospodarczą przez lata, ale wybiera nowe biuro rachunkowe przejmujące jego sprawy księgowe, zawsze na starcie trzeba omówić zasady, jakie będą panowały w ciągu współpracy. Takie zatwierdzone odgórnie zasady gwarantują, że nie wystąpią żadne wątpliwości.
Omówienie warunków współpracy między księgowym a klientem
Praca z każdą księgową opiera się o przygotowaną umowę, ale zanim obie strony usiądą do podpisania jej, w pierwszym etapie biuro rachunkowe razem z przedsiębiorcą omawia warunki współpracy. Pośród takich rozmów będą wytyczne określające dostępność obu stron do kontaktu, metody przywożenia, przechowywania i rozliczania dokumentów, ostateczne terminy, jakie mają zostać przestrzegane, aby biuro rachunkowe miało czas przygotować potrzebne rozliczenia, zanim upłynie ostateczny termin ich wysyłania np. do US i ZUS. W czasie omawiania wytycznych z księgową wyliczane są też opłaty za obsługę usług księgowych. Te kwoty zazwyczaj zależą od ilości dokumentów, ilości zatrudnionych, rozliczania VAT-u i podobnych kryteriów, które oddziałują na nakład pracy księgowej. Gdy wszystkie ustalenia zostaną omówione i potwierdzone przez klienta i biuro, przygotowana zostanie specjalna umowa.
Umowa z księgową
Umowa z księgową zawiera wszelkie ustalenia, których biuro rachunkowe dokonało z przedsiębiorcą. W tej umowie nie może pojawić się nic, czego nie omówiono w trakcie omawiania warunków współpracy. W chwili podpisania umowy współpraca zostaje rozpoczęta i od tej pory biuro rachunkowe zobowiązuje się do świadczenia usług jak najlepszej jakości trzymając się zatwierdzonych wytycznych. Przekroczenie omówionych zasad może zakończyć się rozwiązaniem umowy też ze strony księgowej, jeśli klient nie trzyma się określonych zobowiązań.
Dostarczanie dokumentów księgowych
Podstawowym wśród najważniejszych zobowiązań, jakie leżą po stronie klienta, jest poprawne udostępnianie dokumentów księgowych. Zwykle umowy zawierają informacje kiedy klient musi dostarczyć konieczne dokumenty , aby wszystkie rozliczenia były przygotowane terminowo. Na przykład w dla biur rachunkowych niedopuszczalne jest, żeby przedsiębiorcy dostarczali dokumenty w ostatecznym terminie przesyłania rozliczeń i liczyli na to, że zostaną one przygotowane w terminie. Zwykle biura rachunkowe proszą, aby dokumenty docierały do biura nie później niż 13 dnia miesiąca, aby znalazł się czas na wdrożenie ich do systemu, a następnie prawidłowe rozliczenie. W większości przypadków dokumenty można udostępniać elektronicznie oraz osobiście w siedzibie biura.
Księgowa jako przedstawiciel przedsiębiorcy przed US i ZUS
Wiele biur rachunkowych praktykuje przedstawicielstwo klienta w takich miejscach jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Należy tylko wydać specjalne pełnomocnictwa, poprzez które biuro rachunkowe zyska prawo reprezentowania przedsiębiorcy z ogromnym naciskiem na dobro klienta.
Porady z obszaru usług rachunkowych
Nawet jeżeli biuro rachunkowe nie oferuje usług doradczych, na pewno zawsze udzieli odpowiedzi na nurtujące pytania lub wytłumaczy dodawane do zasad przez rząd nowości. To wskazuje, jak niezwykle kluczowe jest dla biur rachunkowych, by współpraca z przedsiębiorcą była jak najlepsza i dobra dla każdej ze stron. Opłaca się więc korzystać z usług księgowych.
