Internet daje obecnie ogromną ilość możliwości, korzystając z niego możemy załatwić co raz więcej spraw, też w kwestiach urzędowych i administracyjnych. W tym celu można przede wszystkim stosować dwa rodzaje potwierdzania tożsamości: profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Obie te metody powstały w celu zastąpienia dotąd stosowanego podpisu własnoręcznego. Choć nie eliminują go całkowicie, dla wielu osób stosowanie elektronicznych wersji uwierzytelniania tożsamości jest wygodniejsze oraz oszczędza wykorzystaną ilość czasu. Warto przypomnieć, że załatwianie spraw m.in. urzędowych zwykle wiąże się z wypełnianiem wielu wniosków. Wykorzystanie elektronicznych sposobów pozwala na zmniejszenie czasu, jaki dotychczas trzeba było poświęcić, by dojechać do urzędu, często także wyczekać w kolejce, a następnie sfinalizować potrzebne sprawy. Dzięki profilowi zaufanemu oraz podpisowi kwalifikowanemu, te same formalności można załatwić bez opuszczania biura lub mieszkania.
Od razu warto zaznaczyć, że podpis kwalifikowany zapewnia więcej możliwości w porównaniu do profilu zaufanego. Wybierając pomiędzy profilem zaufanym, a podpisem kwalifikowanym warto na początek ocenić, jak będziemy go potrzebować. Profil zaufany można używać tylko i wyłącznie w celu zatwierdzania dokumentów urzędowych np. do kontaktu z ePUAP, ZUS oraz CEIDG. Elektroniczny podpis kwalifikowany ma natomiast obszerniejsze przeznaczenie, z uwagi na co spora część przedsiębiorców go wybiera. Kwalifikowany e-podpis jest uniwersalny i potwierdza każdy dokument, który można było dotychczas podpisywać ręcznie. Zgodnie z tym obok spraw z urzędu poprzez elektroniczny podpis kwalifikowany podpiszemy też np. e-malie, umowy albo kontrakty ze wspólnikami biznesowymi.
Ważną różnicą między profilem zaufanym, a elektronicznym podpisem jest to, że pierwszy z nich jest zupełnie darmowy, z kolei za elektroniczny podpis trzeba zapłacić. Patrząc jednak na jego większe zastosowanie, warto przemyśleć zakup. Kwalifikowany podpis będzie aktywny na okres roku, dwóch, lub trzech lat, a po upływie tego czasu można go bez przeszkód reaktywować. Profil zaufany również ma swój termin sięgający 3 lat.
Jeśli dana osoba potrzebuje tylko kontaktu z urzędem, profil zaufany okaże się całkowicie wystarczający. Z kolei e-podpis kwalifikowany jest standardem w biznesie. Pomimo kosztów – dość nie najwyższych, rozkładając cenę na cały czas ważności podpisu – jego wykorzystanie jest tak przydatne, że co raz częściej stanowi fundament efektywnego działania . Szczególnie, że e-podpis kwalifikowany działa w oparciu nowoczesnych udoskonaleń technologicznych, zapewniających potwierdzone bezpieczeństwo.
Oprócz identycznego zastosowania, które gwarantuje profil zaufany, podpis kwalifikowany pozwala też dopełnianie różnych innych innych formalności. Dla przykładu przez elektroniczny podpis kwalifikowany między innymi można sygnować oraz wysyłać sprawozdania i deklaracje do KRS oraz w systemie Płatnik, Jednolity Plik Kontrolny JPK, zatwierdzać kontrakty albo brać udział w aukcjach i przetargach w Internecie. Oprócz tego możliwe jest podpisywanie faktur oraz Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To tylko kilka przykładów. Elektroniczny podpis kwalifikowany służy sygnowaniu wszelkich istotnych dokumentów oraz ma taką samą prawną moc co podpis odręczny.
Podpisy elektroniczne rozprowadzane są przez certyfikowanych dostawców przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Pośród najbardziej znanych jest podpis kwalifikowany Eurocert. Żeby mieć podpis elektroniczny trzeba wykupić w sklepie partnerskim Eurocert pakiet zawierający potrzeby sprzęt oraz program, jednocześnie wskazując, jak długo okres ważności podpis będzie nam potrzebny. Po odbiorze kompletu, trzeba zainstalować program obsługujący podpis na wybranym sprzęcie, a następnie udać się do siedziby punktu sprzedaży, w którym odpowiedni pracownik zweryfikuje dane osobowe nabywcy. Tylko w takim przypadku elektroniczny podpis kwalifikowany stanie się aktywny oraz dobry do użycia. Spotkanie w siedzibie nie zajmuje więcej niż 15-20 minut i należy na nie zabrać dokument potwierdzający tożsamość oraz fakturę zakupu podpisu.
Od momentu instalacji programu na komputerze oraz aktywacji osobistego e-podpisu, poprzez potwierdzenie tożsamości, można używać podpisu do woli. Obsługa programu nie powinna stanowić większego kłopotu. Należy włączyć czytnik, wprowadzić kartę, a następnie poprzez program prostą opcją „podpisz” nanieść na wybrany dokument elektroniczną sygnaturę, kierując się wskazanymi możliwościami dotyczącymi formatu.
Choć podpis kwalifikowany używany jest często między przedsiębiorcami, jest on również dostępny dla prywatnych osób. Taki podpis elektroniczny zapewni całkowite bezpieczeństwo oraz poprawność dokumentów zawartych z firmami, urzędami lub prywatnymi osobami.
